Gibt es das „richtige“ Kassensystem für Friseure?

Keine Welt dreht sich so schnell wie die digitale! Auch die des Friseurs! Denkt er heute noch, er ist mit seiner Kasse und dem jeweiligen System up to date, kommt schon morgen eine signifikante Änderung! So zu Beginn des Jahres, als ein neues Kassengesetz zum Schutz vor Manipulationen in Kraft trat mit der umstrittenen Bonausgabepflicht.

Außerdem können bekanntlich seit 2018 Mitarbeiter des Finanzamts jederzeit eine unangekündigte Kassennachschau einfordern, was vor allem denjenigen zu schaffen macht, die ihre Friseurkassen nicht im Griff haben. Permanent ändert sich was…

Wie sollen Salonunternehmer da noch durchblicken? Wir haben die wichtigsten Kriterien für euch zusammengestellt, damit ihr die Anschaffung einer neuen Kassensoftware für den Salon sinnvoll planen könnt.

Welche Betriebsart möchte ich?

Um sich vorsichtig an diese komplexe Thematik heranzutasten, muss der potenzielle User erstmal lernen, dass es bei der Kassensoftware unterschiedliche Betriebsarten gibt. Bei der Variante „on Premise Software“ handelt es sich um Computerprogramme, die auf der Hardware des Saloninhabers arbeiten. Der Vorteil ist, die Daten liegen direkt im Unternehmen; der Nachteil, man muss sich selbst um die Hardware kümmern.

Bei der zweiten Variante – „SaaS“ (Software as a Service) – handelt sich um einen Teilbereich des Cloud-Computings. Der Friseur nutzt das Programm als Dienstleistung eines externen IT-Anbieters. Eine funktionierende, stabile Internetleitung im Friseursalon ist dabei unabdingbar, da das Kassensystem permanent automatisch die Daten in der Cloud speichert.

Checkliste für das individuell geeignete Kassensystem

Jetzt heißt es, einen geeigneten Anbieter für (Friseur-)Kassensoftware zu finden. Hilfreich wäre dabei, wenn ihr euch vorab schon mal Gedanken macht, welche Funktionen und welche Bedienung ihr euch von eurer Kasse wünscht bzw. welche Komponenten sie beinhalten sollte:

• Sollen meine Kunden ihre Terminbuchung online vornehmen können? Wenn ja, mit oder ohne eigener App?
• Möchte ich meine Kunden digital und automatisiert an die Einhaltung ihrer Termine erinnern?
• Will ich das Kassensystem auch zur Neukundengewinnung nutzen und gleichzeitig meine Stammkunden an mich binden?
• Benötige ich einen Zugang zu den Social Media Kanälen?
• Welche Zahlungsmöglichkeiten (Bar und mit Karte, Zahlungen per Handy) möchte ich meinen Kunden bieten?
• Wie sollen die Berichte zur Umsatz-Auswertung ausgegeben werden?
• Existiert eine Datev-Schnittstelle für den Steuerberater?
• Benötige ich eine digitale Verwaltung meiner Mitarbeiter?
• Möchte ich eine Kundendatenbank anlegen mit der Möglichkeit, Fotos zu speichern?
• Kann ich mit dem Kassensystem Bons auch per Mail versenden?

Bevor ihr euch dann für einen entsprechenden Anbieter entscheidet, solltet ihr diesem folgende Fragen stellen, um anschließend keine bösen Überraschungen zu erleben:

• Wie lange sind die Hotline-Zeiten?
• Ist die Software GoBD* zertifiziert und TSE* vorbereitet? 
• Ist eine Demoversion mit kostenloser Testphase vorhanden?
• Erfolgt die Datensicherung in einer Cloud oder stationär?
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* Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff * Technische Sicherheitseinrichtung